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家庭檔案建議整理方法

發布時間:2018/10/10
家庭檔案建議整理方法

  以下分為六大類
  一、分類
  按 內容(名稱) 分類:即上述"家庭檔案的內容"所列 11 個大類分類。也可按著 11 個大類當中的某些小類設置類別,如信件類、照片類、榮譽證書類、購物發票類、攝影作品類、稿件類、書法類、繪畫類、剪紙類、剪報類等等,這些類按家庭檔案材料的具體內容、形式、載體等靈活設置。
  按 家庭成員 分類:即按家庭檔案內容所涉及 ( 針對)的成 員或形成家庭檔案材料的成員設置類別。如父親檔案、母親檔案、子女檔案等。此方法適用于個人特征或隸屬關系比較明顯的家庭檔案,如日記、證書、畢業證、工資條、照片、文章、病歷、信件等。
  溫馨提示 :上述兩種方法一般情況下不單獨使用,而是結合起來使用,即:
 ?、傧劝磧热荩Q)分類,后按家庭成員分類。例如榮譽證書、信件、照片等家庭檔案,可首先按榮譽證書設置一級類別,然后按家庭成員設置二級類別,即把各個家庭成員的榮譽證書分開,每個成員的集中在一起。
 ?、谙劝醇彝コ蓡T分類,后按內容(名稱)分類。如子女檔案的分類,"某子女檔案"為一級類別,然后可按成長記錄,體檢表,照片,榮譽證書,作業,成績單,畢業證等具體內容設置二級類別或按履歷類、榮譽類、證書類、聲像類、學習類、健康類等設置二級類別。
  二、排序
  按形成 時間先后 順序或按 重要程序 排列。
  三、材料整理
  1 、對于規格較小或破損的紙質材料,為便于保管,避免零亂,需要 粘貼或托裱 。例如購物發票、工資條、旅游門票等等。
  2 、粘貼時不要使用漿糊,可用 膠水或雙面膠 ,以免生蟲、發霉。
  四、編制序號
  1 、家庭檔案以每 1 份(件、冊、張、本、套)為單位編順序號(阿拉伯數字);
  2 、屬于同一類別的檔案連續編號;
  3 、編號的位置在每份(件、冊、張、本、套)檔案材料的 首頁 ,可 直接用筆 書寫,不便直接書寫的,可以書寫在 口取紙 上,然后粘貼牢固即可。
  五、裝盒(袋)
  1 、盒子(袋)的外觀、規格可視檔案材料的形式、材料、大小來選擇。如紙質檔案盒、塑料文件盒、家庭購買物品的包裝盒或自己定制的盒子等。盒子不拘形式,只要整齊美觀,利于保管,便于使用即可。
  2 、對于圖書,集郵冊等便于存放的家庭檔案,可不裝盒。
  3 、盒脊背要注明 類別名 、 年度(年代) 、 姓名 等項目,以便查找。
  六、編制目錄
  1 、 一盒(袋) 內存放 多份 (件、冊)檔案材料的,以 盒 為單位登記、放置目錄,即一盒(袋)一份目錄; 一盒(袋) 內只存放 一份 (件、冊)檔案材料的,以 一個類別 為單位登記、放置目錄,即一類一份目錄。
  2 、目錄所列項目視檔案材料的具體特征來設定, 順序號、題名、日期 是 必備 項目。其中"順序號"與上述"編制序號"中的順序號一致。
 ?。?、目錄一式 兩份 ,一份入盒(袋),另一份 集中存放 ,作為檢索目錄,以便于查找。

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